Cara Membuat Reservation (MB21) hingga Print Form Reservasi (ZPCOL) di SAP Lengkap dengan Gambar

Dalam alur permintaan barang gudang pada sistem SAP ERP (Material Management), setiap departemen atau unit kerja yang membutuhkan material wajib membuat dokumen Reservation (Reservasi Barang) terlebih dahulu. Dokumen reservasi ini berfungsi sebagai dasar perencanaan ketersediaan stok sekaligus bukti permintaan resmi yang nantinya dicetak (print) untuk proses persetujuan dan pengambilan barang di gudang.

Artikel tutorial ini membahas secara berurutan dari Gambar 1 sampai Gambar 6 mengenai cara membuat Reservation di SAP menggunakan T-Code /NMB21, menyalin nomor dokumen reservasi yang terbit, hingga mencetak (Print) lembar Form Reservasi melalui T-Code /NZPCOL. Setiap langkah dilengkapi dengan petunjuk tombol dan kolom yang harus diklik sesuai penanda pada gambar agar mudah dipahami oleh pengguna baru maupun staf administrasi gudang.

Tahap 1: Cara Membuat Dokumen Reservation Baru di SAP (T-Code /NMB21)

Langkah 1: Membuka T-Code /NMB21 dan Mengisi Parameter Awal Reservasi (Gambar 1)

Langkah pertama adalah membuka menu pembuatan reservasi barang (Create Reservation) dan mengisi tanggal dasar serta jenis pergerakan barang:

1. Klik kolom Command Field (Panah Merah Nomor 1) yang terletak di pojok kiri atas layar, ketikkan kode transaksi /NMB21, kemudian tekan tombol Enter pada keyboard hingga muncul halaman Create Reservation: Initial Screen.
2. Lengkapi data pada bagian parameter awal (Kotak Merah Nomor 2):
   • Base date: Pastikan terisi dengan tanggal pembuatan atau tanggal kebutuhan barang (contoh: 26.10.2026) dan biarkan kotak Check against cal. tetap tercentang.
   • Movement Type: Ketikkan kode 201 (kode pergerakan untuk pengeluaran barang ke beban Cost Center).
   • Plant: Ketikkan kode plant lokasi operasional tempat barang diminta (contoh: POS).
3. Klik ikon New Item... bergambar lembaran kertas (Panah Merah Nomor 3) di bagian kiri atas di bawah judul halaman (atau tekan tombol Enter pada keyboard) untuk masuk ke layar pengisian daftar barang.

Langkah 2: Mengisi Cost Center, Nama Penerima, dan Daftar Material yang Diminta (Gambar 2)

Pada halaman Create Reservation: New Items, Anda perlu melengkapi identitas penerima barang, pusat biaya (Cost Center), serta rincian material beserta jumlahnya:

1. Lengkapi data tujuan pembebanan pada bagian atas (Kotak Merah Nomor 1):
   • Goods recipient: Ketikkan nama personel atau staf penerima barang (contoh: HERI).
   • Cost Center: Masukkan kode Cost Center departemen atau unit yang meminta barang (contoh: POS0709010).
2. Masukkan daftar barang pada tabel Items (Kotak Merah Nomor 2):
   • Kolom Material: Ketikkan kode material untuk masing-masing barang yang diminta (contoh pada baris 1, 2, dan 3: ZHPU-0000221, ZHPU-0000300, dan ZHPU-0003773).
   • Kolom Quantity in: Ketikkan jumlah barang yang dibutuhkan untuk setiap baris material (contoh: baris 1 diisi 1, baris 2 diisi 50, dan baris 3 diisi 60). Pastikan pula kolom Plnt berisi kode POS.
3. Klik ikon Save bergambar disket (Panah Merah Nomor 3) pada bilah alat (toolbar) bagian atas (atau tekan kombinasi tombol Ctrl + S pada keyboard) untuk menyimpan dokumen reservasi.

Langkah 3: Menyalin (Copy) Nomor Dokumen Reservation yang Terbit (Gambar 3)

Sesaat setelah Anda mengeklik tombol Save, sistem akan kembali ke layar Create Reservation: Initial Screen dan menampilkan pesan konfirmasi keberhasilan di bilah status (status bar) pojok kiri bawah:

1. Perhatikan pesan status di pojok kiri bawah layar (Kotak dan Panah Merah bertuliskan Copy No. Reservation) yang menampilkan keterangan Document 0002178909 posted.
2. Catat atau salin (copy) nomor reservasi tersebut (0002178909) karena nomor ini akan digunakan untuk memanggil formulir cetak reservasi pada langkah selanjutnya.

Tahap 2: Cara Mencetak (Print) Form Reservasi di SAP (T-Code /NZPCOL)

Langkah 4: Membuka T-Code /NZPCOL dan Memasukkan Nomor Reservasi (Gambar 4)

Untuk menampilkan dan mencetak lembar formulir reservasi (Reservation-MOL / Reservation-COL), gunakan kode transaksi laporan cetak /NZPCOL:

1. Klik kolom Command Field (Panah Merah Nomor 1) di pojok kiri atas layar, ketikkan /nzpcol (atau /NZPCOL), lalu tekan tombol Enter hingga muncul halaman Form Reservasi (Reservation-MOL, Reservation-COL).
2. Tempelkan (paste) nomor reservasi pada kolom Reservation Number (Panah Merah Nomor 2 — 2. Paste disini) di dalam bagian Reservation Data (contoh: 0002178909).
3. Isi kolom PLANT (Panah Merah Nomor 3) dengan kode plant operasional Anda (contoh: pos atau POS).
4. Klik tombol ikon Execute bergambar jam dengan centang hijau (Panah Merah Nomor 4) yang terletak di kiri atas di bawah judul halaman (atau tekan tombol F8 pada keyboard) untuk memproses data formulir reservasi.

Langkah 5: Mengeklik Ikon Print pada Layar Daftar Reservation COL (Gambar 5)

Sistem akan menampilkan halaman Reservation COL yang memuat rincian baris item dari nomor reservasi 2178909 atas nama penerima HERI:

1. Pastikan baris nomor reservasi pada tabel RESERVATION NUMBER (2178909) sudah tampil sesuai dengan dokumen yang baru saja Anda buat.
2. Klik ikon Print bergambar mesin pencetak/printer (Panah Merah bertuliskan klik!) yang berada pada bilah alat (toolbar) bagian atas (atau tekan kombinasi tombol Ctrl + P pada keyboard).

Langkah 6: Mengatur Output Device dan Mengeklik Tombol Print pada Jendela Pop-Up (Gambar 6)

Langkah terakhir dilakukan pada jendela pop-up Print: yang muncul di tengah layar untuk mengirim dokumen ke mesin pencetak atau menyimpannya sebagai berkas PDF:

1. Periksa kolom OutputDevice di bagian atas jendela pop-up dan pastikan sudah terisi dengan perangkat pencetak lokal Anda (contoh: Front_End_printers / LOCAL).
2. Periksa pengaturan pada bagian Spool Control: Pastikan kotak Print immediately dan Delete After Output telah tercentang (✓) agar dokumen langsung dicetak tanpa tertahan di antrean spool. Apabila Anda ingin melihat tampilan lembar reservasi terlebih dahulu sebelum dicetak, Anda juga dapat mengeklik tombol Print preview.
3. Klik tombol Print (Panah Merah di kanan bawah jendela pop-up) untuk mencetak formulir reservasi. Dengan demikian, seluruh rangkaian pembuatan hingga pencetakan dokumen Reservation di SAP telah selesai.

Ringkasan Kode Transaksi (T-Code) Pembuatan & Cetak Reservation di SAP

Sebagai panduan ringkas bagi staf operasional dan administrasi gudang, berikut adalah rangkuman kode transaksi (T-Code) yang digunakan dalam tutorial ini:

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

1. Apa perbedaan antara T-Code MB21, MB22, dan MB23 di SAP?

Ketiga kode transaksi tersebut digunakan untuk mengelola dokumen reservasi di SAP: MB21 digunakan untuk membuat reservasi baru (Create Reservation), MB22 digunakan untuk mengubah atau melakukan release reservasi (Change Reservation), sedangkan MB23 digunakan khusus untuk melihat rincian reservasi (Display Reservation) tanpa mengubah datanya.

2. Mengapa kolom Cost Center wajib diisi saat membuat reservasi dengan Movement Type 201?

Karena Movement Type 201 adalah transaksi pengeluaran barang dari gudang untuk pemakaian internal departemen (Goods Issue for Cost Center). Oleh sebab itu, sistem SAP mewajibkan pengisian kode Cost Center (contoh: POS0709010) agar biaya material yang dikeluarkan tercatat secara akurat pada anggaran departemen peminta.

3. Bagaimana jika saya lupa mencatat nomor Reservation setelah mengeklik Save di MB21?

Apabila Anda lupa menyalin nomor reservasi yang muncul di pojok kiri bawah layar, Anda tetap dapat mencarinya kembali di menu /NZPCOL atau MB25 (Reservation List) dengan memasukkan parameter tanggal pembuatan (Reservation Date), kode Plant (POS), atau kode Cost Center departemen Anda.